Por Carolina Tau – Especialista de Treinamento
Em um mundo cada vez mais acelerado e hiper conectado, a produtividade no trabalho é um dos elementos chave para o sucesso profissional.
O tempo é um recurso importante e nada pode ser feito sem ele. Quem não cuida do seu tempo, acaba perdendo oportunidades e deixando de realizar tarefas necessárias.
Quando pensamos em produtividade e gestão do tempo, precisamos levar em consideração que a utilização do tempo é sempre uma escolha e quem faz boas escolhas acaba sendo mais produtivo.
Aqui estão algumas estratégias e ferramentas que podem ser úteis para melhorar o aproveitamento do seu tempo e, consequentemente, aumentar a produtividade:
Planejamento e organização
Um bom planejamento é fundamental para garantir a produtividade. Metas claras e listas de tarefas diárias ou semanais podem ajudar a manter o foco. Utilizar ferramentas como agendas, aplicativos ou softwares de gerenciamento de tarefas ajudam na organização de suas atividades e controle de progresso. Lembre-se de revisar seu planejamento periodicamente.
Bons exemplos de ferramentas que ajudam no planejamento e organização de tarefas são o Trello e o Todoist. Com eles, você pode criar listas de tarefas, definir prazos e organizar suas atividades diárias.
Foque no que é importante
Nem todas as tarefas têm a mesma importância. Aprender a identificar e priorizar as atividades mais relevantes é fundamental para direcionar sua energia para o que realmente importa. Uma técnica que pode ser utilizada é a de dividir as tarefas em categorias, como urgente, importante e não urgente. A partir disso, você deve focar primeiro nas atividades urgentes e importantes. Além disso, tenha cuidado para não se sobrecarregar com mais tarefas do que pode cumprir. Aprender a dizer não é fundamental.
Focar no que é importante fica mais fácil se você usa ferramentas como Asana e Notion. A partir delas, você tem grande liberdade para organizar e priorizar as tarefas a serem realizadas. Assim, você garante que as atividades serão realizadas de forma inteligente e sistemática.
Gestão do tempo
Para aproveitar melhor o seu tempo, identifique os períodos de maior produtividade durante o dia e os escolha para a realização de tarefas mais complexas. Utilizar técnicas de gerenciamento de tempo, como a técnica Pomodoro, que consiste em trabalhar por períodos concentrados, seguidos de pequenas pausas, pode aumentar o foco e a produtividade.
E para ajudar você a aplicar a técnica Pomodoro, você pode experimentar ferramentas como Focus Booster ou Tomato Timer, temporizadores para controlar os períodos de foco com as pequenas pausas.
Eliminação de distrações
As distrações são inimigas da produtividade. Saiba quais são as principais fontes de distração no seu ambiente de trabalho e faça algo para minimizá-las. Isso pode incluir desligar as notificações do celular, fechar abas desnecessárias no navegador da web ou encontrar um local tranquilo onde possa se concentrar.
Forest é um aplicativo que incentiva a concentração e te ajuda a eliminar distrações ao bloquear o acesso a certos aplicativos no seu celular durante o período de trabalho.
Delegação e automação
Uma dica valiosa para a produtividade é: não tente fazer tudo sozinho. Delegue tarefas que podem ser realizadas por outras pessoas e libere seu tempo para concentrar-se nas atividades mais importantes. Aproveite as ferramentas de automação disponíveis para agilizar o que é recorrente.
No intuito de delegar e automatizar, você pode usar ferramentas como o Zapier, uma plataforma de automação que integra várias ferramentas, permitindo a automação de processos e economizando tempo em tarefas repetitivas. E até mesmo o ChatGPT para realizar tarefas como escrever e-mails, preencher tabelas e muito mais.
Equilíbrio entre trabalho e descanso
É importante encontrar um equilíbrio entre o trabalho e o descanso para evitar o esgotamento e a diminuição da eficiência. Faça pausas regulares durante o dia, reserve tempo para relaxar e recarregar as energias fora do ambiente de trabalho.
Nesse caso, a ferramenta Focus@Will pode te ajudar ao fornecer músicas específicas para melhorar a concentração, criando um ambiente propício para o trabalho, enquanto também incentiva pausas regulares para manter o equilíbrio.
Com exceção do Focus@Will, que disponibiliza apenas um teste grátis por período limitado, todas as outras ferramentas e aplicativos citados nesse artigo oferecem versões básicas e gratuitas para você usar e ver qual se adapta melhor às suas necessidades. Faça os testes e veja qual opção pode te ajudar a manter uma rotina saudável e produtiva.
Esses são apenas alguns exemplos de estratégias e ferramentas para gestão do tempo, porém, cada pessoa é única e deve experimentar até encontrar a estratégia que funciona melhor para você. A produtividade não se trata de fazer mais, mas de fazer o que importa de forma eficaz.
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