Você já se perguntou como é a logística de eventos como o Rock in Rio? Com sete dias de shows acontecendo ao longo de duas semanas e 100 mil pessoas comparecendo a cada dia, contratar atrações musicais é apenas um dos desafios. E nem mesmo é o mais complexo deles.
Comemorando 40 anos nesta edição, o Rock In Rio é um estudo de caso sobre quatro pilares da logística. São eles, nesta ordem: planejamento, execução, análise e adaptabilidade.
Etapas da logística de eventos
Em resumo, a logística de eventos precisa garantir cinco tarefas principais. Para que cada uma desssas tarefas seja cumprida, inúmeras subtarefas são necessárias. Em primeiro lugar, datas e horários precisam funcionar. Um evento como o Rock In Rio atrai centenas de milhares de turistas. Dessa forma, para que a rede hoteleira tenha condições de recebê-los, não pode haver competição com outro grande evento que também atraia pessoas de fora da cidade.
Além disso, é essencial planejar um fluxo de trabalho para receber equipamentos, insumos e profissionais na ordem certa para, ao mesmo tempo, aumentar a produtividade, reduzir custos e elevar a segurança dos envolvidos. Nesse sentido, a montagem das instalações, com destaque óbvio para os palcos, merece um tópico próprio no planejamento da logística de eventos. Das estruturas metálicas aos acabamentos estéticos, passando pela alimentação elétrica, vias de acesso dos camarins para as apresentações, tudo precisa funcionar de forma integrada para garantir eficiência e segurança.
O mesmo vale para praças de alimentação, estandes de ativação de patrocinadores e áreas de serviço, como postos médicos, achados e perdidos e tira-dúvidas. Tudo o que cada peça do quebra-cabeça precisa para encaixar no restante do evento precisa funcionar. Por isso, a checagem de tecnologia é tão importante. Problemas no sistema de comunicação, por exemplo, podem comprometer todo o esquema de segurança. A falta de orientações sobre a dispersão pode aglomerar pessoas e comprometer a preparação do espaço para o próximo dia de evento e assim por diante.
Além disso, as pessoas precisam ser consideradas em cada etapa de uma logística de eventos. Os funcionários precisam estar em linha com o perfil do público presente e suas expectativas. O contingente precisa de uma divisão em equipes menores, cada uma com um responsável que domine todos os processos, de modo a orientar o público geral e os próprios colaboradores. Ao fim de cada dia e, especialmente, ao fim do evento, verifica-se tudo o que deu certo e errado. Assim, pode-se considerar novos procedimentos de melhoria para o futuro.
Na G2L, as soluções logísticas são as atrações principais
A logística multimodal, a intralogística e o gerenciamento de pátios são serviços essenciais para a realização de um evento. Com mais de um meio de transporte para garantir a entrega de insumos e modelos de organização que potencializam o espaço e a circulação, você facilita seu planejamento.
Outro ponto importante está na estocagem de insumos, para que você possa otimizar tempo e espaço sem comprometer a integridade de nenhum material.
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